Privacyverklaring Pillars

Kernwaarden

Om jouw privacy zo goed mogelijk te waarborgen, hanteren wij de volgende kernwaarden:

• Informeren. Wij leggen uit hoe en waarom wij persoonsgegevens verwerken.
• Verzameling beperken. Wij beperken de verzameling tot wat nodig is voor de website en de diensten die je gebruikt.
• Geen marketing op basis van persoonsgegevens. Wij geven persoonsgegevens niet uit handen voor marketingdoeleinden en sturen alleen na jouw uitdrukkelijke toestemming commerciële mailings.
• Gecontroleerd delen. Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wij delen gegevens alleen als dat nodig is voor de gevraagde dienst of als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
• Beveiligen. Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen en eisen dat ook van partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken.
• Jouw rechten respecteren. Wij helpen je jouw wettelijke privacyrechten uit te oefenen.

Categorieën persoonsgegevens

Wij verwerken gegevens die je zelf verstrekt, die jouw school of organisatie voor het gebruik van Pillars aanlevert, of die ontstaan bij het gebruik van de dienst. Afhankelijk van de gebruikte functies gaat het om:

• Naam, e-mailadres, gebruikersnaam en account- en authenticatiegegevens.
• School, organisatie, functie, rol en bijbehorende toegangsrechten.
• Profielgegevens die worden ingevuld, zoals geboortedatum, geslacht, lesgroepen, werkzaamheden en voorkeuren voor hardware en software.
• Antwoorden op vragenlijsten, metingen van ICT-deskundigheid, evaluaties, resultaten en rapportages.
• Ingevoerde toelichtingen, documenten en andere inhoud die je of jouw organisatie binnen Pillars toevoegt.
• Contact-, ondersteunings- en administratieve gegevens, en technische gegevens zoals IP-adres en sessiegegevens.

Grondslag voor gegevensverwerking

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend op basis van een wettelijke grondslag:

• Uitvoering van de overeenkomst: om onze dienstverlening te leveren, accounts te ondersteunen en afspraken met klanten uit te voeren.
• Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld voor beveiliging, ondersteuning en informatie over wijzigingen in onze dienstverlening, met afweging van jouw privacybelangen.
• Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld het bewaren van financiële gegevens voor de belastingadministratie.
• Toestemming: waar die nodig is, bijvoorbeeld voor commerciële mailings. Je kunt deze toestemming intrekken.

Voor verwerkingen in opdracht van jouw school of schoolbestuur bepaalt die organisatie de toepasselijke grondslag.

Doeleinden gegevensverwerking

• Toegang geven tot Pillars en controleren of je een bestaand account hebt.
• ICT-metingen en vragenlijsten uitvoeren, resultaten inzichtelijk maken en rapportages en verbeterplannen ondersteunen.
• School- en bestuursinformatie, hardware, digitale leermiddelen en deskundigheid beheren en vergelijken binnen de beschikbare rechten.
• Klantcontact, afspraken, ondersteuning en facturatie verzorgen.
• Voorkeuren bijhouden, de dienst beveiligen en onze dienstverlening verbeteren.
• Overige door jou of jouw organisatie gevraagde diensten uitvoeren.

Wij behandelen deze informatie vertrouwelijk. Wij verwerken jouw gegevens niet voor andere doeleinden, tenzij je daarvoor toestemming hebt gegeven of de wet dit toestaat of voorschrijft.

Inloggen met Google en Microsoft

Wanneer je kiest voor Google-login, ontvangt Pillars via Google jouw e-mailadres en, voor zover Google die beschikbaar stelt, naam en basisprofielgegevens. Wij gebruiken deze gegevens om jouw bestaande Pillars-account te herkennen, jouw e-mailadres te bevestigen en waar beschikbaar jouw naam bij te werken. De Google-login vraagt toegang tot jouw e-mailadres; deze login vraagt geen toegang tot Gmail-berichten, Google Drive-documenten of jouw agenda. Je Google-wachtwoord wordt niet aan Pillars verstrekt.

Pillars verwerkt hierbij een toegangstoken van Google, dat bij jouw gebruikersaccount kan worden opgeslagen. Google-accountgegevens worden gebruikt voor de account- en inlogfunctie, niet voor advertenties of de verkoop van persoonsgegevens. Ze worden niet als Google-accountgegevens aangeleverd om algemene AI-modellen te trainen. Je kunt de verbinding intrekken via de verbindingen in jouw Google-account. Intrekken verwijdert niet automatisch jouw Pillars-account of eerder opgeslagen gegevens; hiervoor kun je een verwijderverzoek indienen.

Bij Microsoft-login ontvangt Pillars vergelijkbare accountgegevens. Als jouw organisatie aanvullende Microsoft-functies gebruikt, zoals toegang tot bestanden, gelden de rechten die daarvoor afzonderlijk worden gevraagd. Voor de verwerking door de inlogaanbieder zelf geldt ook diens privacyverklaring.

Verstrekking aan derden

Wij verstrekken gegevens uitsluitend aan partijen die nodig zijn voor de uitvoering van de dienstverlening, of wanneer een wettelijke verplichting dat voorschrijft. Binnen Pillars zijn gegevens toegankelijk volgens de rollen en rechten van jouw school of organisatie.

Voor de dienst gebruiken wij onder meer hosting via Render, databaseopslag, transactionele e-mail via Brevo en, bij gebruik van AI-rapportages, Anthropic. Google en Microsoft verzorgen de gekozen externe login. Wij maken afspraken over verwerking in onze opdracht en de beveiliging daarvan. Wij verhuren of verkopen jouw gegevens niet voor commerciële doeleinden.

Als een betrokken leverancier persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, moeten daarvoor de toepasselijke wettelijke waarborgen gelden. Informatie over de voor jouw organisatie geldende verwerkersafspraken en waarborgen kun je bij ons opvragen via de contactgegevens hieronder.

Gebruik van AI-modellen

Pillars kan met Anthropic (Claude) samenvattingen, analyses en adviesrapportages genereren op basis van metingen en ingevoerde informatie. De aanbieder ontvangt de daarvoor samengestelde invoer, zoals antwoorden, toelichtingen en relevante context. In bepaalde individuele rapportagefuncties vervangt Pillars namen door fictieve namen voordat de invoer wordt verstuurd. Dit betekent niet dat alle invoer anoniem is: vrije tekst of andere context kan persoonsgegevens bevatten. Voeg daarom alleen informatie toe die nodig is voor de rapportage.

AI-uitvoer ondersteunt de interpretatie van resultaten en kan fouten bevatten. Controleer rapportages voordat je ze gebruikt of deelt. Voor vragen over de verwerking bij AI-rapportages kun je contact opnemen met jouw organisatie of met ons.

Bewaartermijnen

Wij bewaren jouw gegevens niet langer dan noodzakelijk voor de beschreven doeleinden. Voor onze contact- en bedrijfsadministratie hanteren wij de volgende termijnen:

• Contactgegevens: 3 jaar na het einde van de overeenkomst of het laatste contactmoment.
• Informatieverzoeken en klachten: 3 jaar na afhandeling.
• Transactiegegevens, waaronder afgenomen producten en diensten: 5 jaar.
• Financiële gegevens: 7 jaar volgens de toepasselijke wettelijke bewaarplicht.

Voor accounts, metingen, vragenlijsten en rapportages binnen een schoolomgeving volgen wij de afspraken met jouw school of schoolbestuur en de noodzaak voor het gebruik van de dienst, waaronder vergelijking van metingen over de jaren. Neem voor verwijdering of de concrete bewaartermijn van jouw gegevens contact op met jouw organisatie of met ons.

Beveiligingsmaatregelen

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen tegen verlies, onrechtmatig gebruik en onbevoegde toegang. Pillars gebruikt onder meer accountauthenticatie, rolgebonden toegang, gehashte wachtwoorden voor lokale accounts en HTTPS voor gegevensuitwisseling. Waar ingesteld is tweefactorauthenticatie beschikbaar. Beveiliging en toegang worden afgestemd op de aard van de verwerkte gegevens.

Verwijzingen naar websites van derden

Onze website kan links naar websites van derden bevatten. Voor de verwerking van persoonsgegevens op die websites geldt de privacyverklaring van de betreffende partij. Wij raden je aan deze te lezen voordat je daarvan gebruikmaakt.

Het gebruik van cookies

Pillars gebruikt functionele cookies voor de werking van de applicatie, zoals het onderhouden van jouw ingelogde sessie. Cookies zijn kleine informatiebestanden die jouw browser bewaart of uitleest. Je kunt cookies via jouw browser verwijderen of blokkeren; daardoor kunnen functies zoals inloggen niet meer goed werken.

Jouw rechten

Je kunt verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, overdracht of beperking van de verwerking van jouw persoonsgegevens. Je kunt bezwaar maken tegen een verwerking en eerder gegeven toestemming intrekken. Welke rechten van toepassing zijn, hangt af van de verwerking en de wettelijke voorwaarden.

Stuur jouw verzoek naar privacy@pillars.school en vermeld dat het om Pillars gaat. Wij streven naar een reactie binnen 4 weken. Voor schoolgegevens kun je ook jouw school of schoolbestuur benaderen; waar nodig stemmen wij de afhandeling met die organisatie af. Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen en maken wijzigingen via onze website bekend. Raadpleeg deze verklaring regelmatig om op de hoogte te blijven. De datum bovenaan geeft aan wanneer deze versie is bijgewerkt.

Onze contactgegevens

Heb je vragen over deze verklaring of over jouw persoonsgegevens? Neem dan contact op onder vermelding van Pillars.

Functionaris Gegevensbescherming